Process Automation & AI Consulting
Wir automatisieren Ihre kritischen Geschäftsprozesse.
End-to-End-Automation in Microsoft 365 & Azure – von der Prozessanalyse bis zur Integration Ihrer ERP-, DMS- und E-Mail-Systeme.
Manuelle Routinearbeit bindet Ihre besten Leute. Wir identifizieren Automatisierungspotenziale in Ihren Kernprozessen und setzen sie um – sicher, skalierbar und auf Ihrer bestehenden Microsoft-Infrastruktur.
Warum Unternehmen bei der Prozessautomatisierung scheitern
Manuelle Routinearbeit bindet Ihre besten Leute
Qualifizierte Mitarbeiter verbringen Stunden mit Dateneingabe, Dokumentenablage und Copy-Paste zwischen Systemen. Das kostet nicht nur Geld – es frustriert und erhöht die Fluktuation.
Systeme existieren nebeneinander, nicht miteinander
ERP, DMS, E-Mail, Microsoft 365 – alle im Einsatz, aber nicht integriert. Informationen werden manuell übertragen, Medienbrüche erzeugen Fehler und Verzögerungen.
Prozesswissen steckt in Köpfen, nicht in Systemen
Wenn eine Schlüsselperson ausfällt oder kündigt, stocken ganze Abläufe. Ohne dokumentierte, automatisierte Prozesse bleibt Ihr Unternehmen abhängig von Einzelpersonen.
Wie Prozessautomatisierung Ihre Organisation entlastet
Manuelle Routine wird zum System – Ihre Mitarbeiter konzentrieren sich auf wertschöpfende Arbeit.
Vorher: Ihre Mitarbeiter arbeiten für das System
So sieht der Alltag in vielen Unternehmen aus:
Ergebnis:
Hohe Personalkosten für Routinetätigkeiten, steigende Fehlerquoten und ein Unternehmen, das nicht mit dem Markt skalieren kann.
Nachher: Das System arbeitet für Ihre Mitarbeiter
Mit durchgängiger Prozessautomatisierung:
Ergebnis:
Schnellere Durchlaufzeiten, niedrigere Fehlerquoten und Mitarbeiter, die sich auf das konzentrieren, wofür Sie sie eingestellt haben.
5 Hebel für durchgängige Prozessautomatisierung
Intelligente Dokumentenverarbeitung
Eingehende Dokumente – Rechnungen, Bestellungen, Verträge, E-Mails – werden automatisch erkannt, ausgelesen und verarbeitet.
System-Integration & Datensynchronisation
Ihre Systeme sprechen miteinander – ohne manuelle Übertragung und ohne Medienbrüche.
Workflow-Automatisierung
Wiederkehrende Abläufe laufen regelbasiert – vom Auslöser bis zum Abschluss.
KI-gestützte Prozessintelligenz
Nicht nur automatisieren, sondern verstehen – mit KI, die mitdenkt.
Prozess-Monitoring & Steuerung
Automatisierte Prozesse brauchen Sichtbarkeit – für kontinuierliche Optimierung und schnelle Reaktion bei Abweichungen.
Warum Unternehmen mit Flow Factor arbeiten
Prozessdenken, nicht Tool-Denken
- Wir starten bei Ihren Geschäftsprozessen, nicht bei der Technologie.
- Erst verstehen, was optimiert werden soll – dann die richtige Lösung bauen.
- Ergebnis: Automatisierung, die echte Probleme löst, nicht nur technisch beeindruckt.
Microsoft-Cloud als Fundament – Ihre bestehende Infrastruktur wird zur Automationsplattform.
Consulting-Partner, nicht Agentur
- Wir liefern keine PowerPoints, sondern produktive Lösungen.
- Architektur, Implementierung und Optimierung aus einer Hand.
- Langfristige Partnerschaft statt Projektumsatz – Ihr Erfolg ist unser Maßstab.
End-to-End statt Insellösungen – von der Prozessanalyse bis zur Integration Ihrer Systeme.
KI, wo sie Mehrwert schafft – nicht als Buzzword, sondern als Werkzeug für messbare Effizienz.
Projekte aus der Praxis
Branche: Flottenmanagement | 75 MA
Ausgangslage
Fachabteilungen erhielten täglich über 600 E-Mails mit Anhängen – Schadensmeldungen, Belege, Vorgangsdokumente. Jede E-Mail wurde manuell gesichtet, klassifiziert und ins DMS übertragen. 20 Mitarbeiter verbrachten jeweils rund 2 Stunden täglich mit dieser Routinearbeit.
Lösung
KI-gestützte Analyse eingehender E-Mails und Anhänge. Automatische Klassifizierung, Abgleich mit Referenzdaten in SAP Business One, regelbasierte Ablage in DocuWare mit Schaden- und Vorgangsnummer.
Ergebnis
600 E-Mails werden täglich vollautomatisch verarbeitet. 40 Arbeitsstunden pro Tag eingespart – Kapazität von 5 Vollzeitkräften, die jetzt für Kernaufgaben verfügbar ist.
Technologie: Microsoft 365, Azure, SAP Business One, DocuWare, N8N
Branche: Industrie | 4.500 MA
Ausgangslage
Das Marketing-Team erstellte Performance-Reports für Meta, LinkedIn und Amazon manuell. Zeitaufwändig, fehleranfällig und immer veraltet, wenn Entscheidungen getroffen wurden.
Lösung
Automatisierte Datenkonsolidierung aus allen Werbeplattformen, KI-gestützte Analyse der Performance-Daten, automatisch generierte Reports mit konkreten Handlungsempfehlungen.
Ergebnis
Reporting-Zeit um 100% reduziert. Schnellere Reaktion auf Performance-Daten, optimierte Budgetallokation.
Technologie: Microsoft 365, Azure, N8N, Meta, LinkedIn, Amazon
In drei Schritten zur durchgängigen Prozessautomatisierung
1
Analyse & Potenzial
Wir analysieren Ihre Prozesse, Systeme und Datenflüsse – und identifizieren, wo Automatisierung den größten Hebel hat.
2
Architektur & Implementierung
Wir konzipieren die Zielarchitektur und setzen die Automatisierung um – auf Ihrer bestehenden Infrastruktur.
3
Go-Live & Optimierung
Wir gehen mit Ihnen live, schulen Ihr Team und optimieren kontinuierlich.
Warum Flow Factor der richtige Partner für Ihre Prozessautomatisierung ist
In über 10 Jahren als Berater und Architekt für Geschäftsprozesse habe ich immer wieder dasselbe gesehen: Unternehmen investieren in Microsoft 365, ERP und DMS – aber die Systeme arbeiten nebeneinander, nicht miteinander.
Fachkräfte verbringen Stunden mit Routinearbeit, die längst automatisiert sein könnte.Genau deshalb habe ich Flow Factor aufgebaut: Wir verbinden Prozessverständnis, Microsoft-Cloud-Expertise und KI zu durchgängigen Automatisierungslösungen – keine Insellösungen, keine Tool-Spielerei, sondern messbarer Mehrwert.
Timo Brunner - Gründer von Flow Factor
Häufige Fragen zur Zusammenarbeit
Was kostet ein Automatisierungsprojekt – und wann rechnet es sich?
Das hängt vom Umfang ab – von der Anzahl der Prozesse, der Systemlandschaft und der Komplexität. Wir starten jedes Projekt mit einer Potenzialanalyse, die Ihnen eine klare ROI-Betrachtung liefert. Die meisten Projekte amortisieren sich innerhalb von 6–12 Monaten durch eingesparte Arbeitszeit und reduzierte Fehlerkosten.
Brauchen wir neue Software oder nutzen Sie unsere bestehenden Systeme?
Wir bauen auf Ihrer bestehenden Infrastruktur – Microsoft 365, Azure, Ihr ERP- und DMS-System. Keine neue Software, kein zusätzlicher IT-Zoo. Ziel ist es, mehr aus Ihren vorhandenen Investitionen herauszuholen.
Wie viel Zeit muss unser Team für die Einführung einplanen?
Wir arbeiten eng mit Ihren Fachbereichen und der IT zusammen, aber der Großteil der Arbeit liegt bei uns. Rechnen Sie mit wenigen Stunden pro Woche für Abstimmungen und Feedback – nicht mit einem internen Projekt.
Wie schnell sehen wir erste Ergebnisse?
Erste Automatisierungen sind oft innerhalb von 2–4 Wochen produktiv. Wir starten mit den Prozessen, die den größten Hebel haben – so sehen Sie früh, was möglich ist.
Ist das DSGVO-konform und sicher?
Ja. Wir arbeiten ausschließlich auf Ihrer Microsoft-Cloud-Infrastruktur, die bereits DSGVO-konform ist. Alle Lösungen werden mit Ihrer IT abgestimmt und entsprechen Ihren Sicherheits- und Governance-Anforderungen.
Was passiert, wenn wir die Zusammenarbeit beenden?
Alles bleibt bei Ihnen. Die Automationen laufen in Ihrer eigenen Umgebung, Sie haben vollen Zugriff und Dokumentation. Kein Lock-in, keine Abhängigkeit.
Funktioniert das in unserer Branche?
Wir arbeiten branchenübergreifend mit dokumenten- und prozessintensiven Unternehmen – Maschinenbau, Großhandel, Logistik, Industrie, Dienstleister. Entscheidend ist nicht die Branche, sondern ob Sie Prozesse haben, die heute manuell laufen und skalieren müssen.